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La tasa de aceptación de presupuestos dentales por canal es el porcentaje de presupuestos aceptados según de dónde llegó el paciente: Google Ads, Meta, la ficha de Maps, una recomendación o una urgencia. Se calcula dividiendo aceptados entre entregados de cada canal, a 90 días. Es el dato que mejor dice qué leads valen dinero y cuáles solo ocupan agenda.
Casi ninguna clínica lo tiene. Tiene el coste por lead que le manda la agencia y la facturación del mes, pero no el tramo de en medio. Y ahí es donde se esconde la respuesta a la pregunta que de verdad importa: si mañana tuvieras 1.000 euros más para publicidad, ¿dónde los pondrías?
Un lunes cualquiera, con el informe de la agencia
Pongamos una clínica en Getafe con dos gabinetes. El informe del mes dice que Meta trae leads a 12 euros y Google a 35. La conclusión parece obvia: subir Meta, bajar Google. La coordinadora, que es quien presenta los presupuestos, tiene otra sensación: «Los de Instagram vienen a ver qué les cuesta la limpieza y no vuelven». Nadie tiene razón todavía, porque nadie ha cruzado los dos datos.
Cuando lo hacemos con las clínicas con las que trabajamos, la tabla suele parecerse a esta. Las cifras son un ejemplo, no una media del sector:
| Canal | Inversión | Leads | Primeras visitas | Presupuestos | Aceptados a 90 días | Tasa | Coste por tratamiento aceptado |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Meta (formulario instantáneo) | 1.920 € | 160 | 40 | 32 | 6 | 19 % | 320 € |
| Google búsqueda | 2.100 € | 60 | 30 | 27 | 12 | 44 % | 175 € |
| Ficha de Google Maps | 400 € (gestión) | sin dato | 25 | 22 | 11 | 50 % | 36 € |
| Recomendación | 0 € | sin dato | 15 | 14 | 9 | 64 % | 0 € |
El canal más barato por lead es el más caro por tratamiento. No siempre sale así: hemos visto clínicas donde Meta, con un formulario que filtra bien, acepta casi lo mismo que Google. Por eso no te vale la tabla de otro. Necesitas la tuya.
Tres decisiones antes de abrir la hoja de cálculo
La mayoría de los cálculos de aceptación salen mal por cosas que se deciden antes de sumar nada. Fíjalas por escrito y no las cambies cada mes, porque si no, no podrás comparar.
Qué cuenta como presupuesto
Un presupuesto de una higiene de 60 euros no debería pesar lo mismo que uno de rehabilitación completa. Nuestra recomendación: cuenta solo los presupuestos por encima de un umbral (por ejemplo, 300 euros) para la tasa principal, y deja los pequeños en una línea aparte. Si no, una campaña que trae muchas revisiones infla la tasa sin que entre dinero.
Cuánto tiempo esperas
En implantes y ortodoncia, una parte de los pacientes acepta a las tres, seis u ocho semanas. Si cierras el mes el día 30, el canal que trae tratamientos grandes saldrá peor de lo que es. Mide a 90 días desde la entrega del presupuesto: el presupuesto entregado en marzo se juzga en junio. Es más lento, pero es el único dato que no engaña.
Qué canal se queda con el paciente
La paciente vio un anuncio en Instagram, buscó el nombre de la clínica en Google y llamó desde la ficha de Maps. ¿De quién es? Elige una regla y aplícala siempre. La que mejor nos funciona en clínicas dentales es la del primer contacto que declara el paciente, corregida con el dato técnico cuando lo hay (un identificador de clic de Google o Meta guardado con el lead). Para que ese dato exista hace falta preguntar bien en recepción, como explicamos en la pregunta «¿cómo nos has conocido?», y etiquetar los enlaces con una nomenclatura de UTM que todo el equipo respete.
El cálculo, paso a paso
- Crea en el software de gestión o en el CRM un campo de origen obligatorio con una lista cerrada: Google Ads, Meta, Maps y web, recomendación, urgencia, aseguradora, otros.
- Haz que cada presupuesto tenga estado: entregado, aceptado, rechazado o pendiente, con la fecha de cada cambio.
- Una vez al mes, exporta los presupuestos entregados hace entre 90 y 120 días, con su origen, su importe y su estado.
- Calcula por canal la tasa por número (aceptados ÷ entregados) y la tasa por importe (euros aceptados ÷ euros presupuestados).
- Divide la inversión de ese mes en cada canal entre los tratamientos aceptados: es tu coste por tratamiento aceptado.
- Anota al lado cuántos presupuestos hay detrás de cada tasa. Si son menos de 20, márcalo en gris.
Ese último paso evita muchos disgustos. Con 6 aceptados de 32, un solo paciente más mueve la tasa tres puntos. Un canal pequeño puede parecer brillante o desastroso por pura casualidad. Agrupa trimestres hasta tener volumen antes de cortar nada.
Hoja mensual de aceptación por canal
| Canal | Presupuestos entregados (mes de hace 90 días) | Aceptados | Tasa por número | Euros presupuestados | Euros aceptados | Tasa por importe | Inversión | Coste por tratamiento aceptado |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Google Ads | ||||||||
| Meta Ads | ||||||||
| Maps y web | ||||||||
| Recomendación | ||||||||
| Urgencias | ||||||||
| Aseguradora |
Regla de origen usada: ________ · Umbral de presupuesto: ___ € · Responsable de la hoja: ________
Por número y por importe: las dos lecturas
La tasa por número te dice si el canal trae gente dispuesta a tratarse. La tasa por importe te dice si trae los tratamientos que pagan la clínica. Pueden contar historias opuestas.
Un ejemplo: las urgencias suelen aceptar casi todo lo que se les presupuesta, porque vienen con dolor. Tasa por número altísima. Pero aceptan la endodoncia y la reconstrucción, y el presupuesto de los dos implantes que también necesitan se queda en un cajón. Tasa por importe, mediocre. Las urgencias son una gran puerta de entrada, como contamos en urgencias dentales como captación, pero solo rinden si hay seguimiento del segundo presupuesto.
Con la recomendación pasa lo contrario: menos volumen, aceptación alta en las dos lecturas. Es el canal que más cuidamos en el seguimiento, porque ese paciente ya viene medio convencido.
Cuando el canal no tiene la culpa
Antes de apagar una campaña porque su tasa es baja, comprueba que no estás midiendo otra cosa. Estas son las variables que más se cuelan:
- Quién presenta el presupuesto. Si los martes pasa consulta un odontólogo que no explica bien y los leads de Meta se citan sobre todo los martes, el problema es el martes. Cruza la tasa por profesional antes de culparla al canal. Cómo debería ser esa conversación lo tienes en presentar un presupuesto dental.
- La mezcla de tratamientos. Si un canal trae sobre todo ortodoncia invisible y otro implantes, compara cada tratamiento por separado.
- El seguimiento. Si los pendientes de un canal nadie los llama, su tasa a 90 días será baja por definición. En seguimiento de presupuestos dentales está la secuencia que usamos.
- La financiación. Un canal que trae pacientes más jóvenes puede aceptar menos solo porque nadie le ofreció pagarlo a plazos. Revisa cómo se presenta en financiación de implantes.
En nuestras auditorías dentales, cuando una clínica tiene un canal con la mitad de aceptación que los demás, más o menos la mitad de las veces el fallo está dentro: presupuesto entregado en papel sin explicar, sin imagen del caso (el escáner intraoral en la primera visita cambia mucho esto) o sin llamada a los siete días.
Qué hacer con lo que te dice la tabla
| Lo que ves | Lectura probable | Primera decisión |
|---|---|---|
| Muchas primeras visitas, aceptación muy baja | El anuncio o la oferta atrae curiosos | Quitar el gancho de precio y añadir una pregunta de filtro al formulario |
| Pocas visitas, aceptación alta | Buen lead con poco volumen | Subir presupuesto un 20 % y vigilar que la tasa aguante |
| Tasa por número alta, por importe baja | Se acepta lo urgente, no el plan completo | Revisar el seguimiento del segundo presupuesto |
| Un canal cae de golpe un mes | Cambió la campaña, el precio o quien presenta | Buscar qué cambió esas semanas antes de tocar nada |
| Todos los canales bajan a la vez | Problema interno, no de captación | Revisar la primera visita, no las campañas |
Esto no funciona si el campo de origen se rellena «cuando hay tiempo». Con un 40 % de pacientes sin origen, cualquier conclusión es una opinión. La primera tarea es que ese campo sea obligatorio y que alguien lo revise cada viernes.
Devolver el dato a Google y a Meta
La tasa de aceptación te sirve a ti para repartir el presupuesto. Pero si se la enseñas a las plataformas, también les sirve a ellas para buscar mejores pacientes. Si guardas el identificador de clic con cada lead, puedes enviar a Google Ads el evento «presupuesto aceptado» con su importe, o al menos «primera visita realizada». El proceso está en conversiones offline en Google Ads, y cómo dar un valor razonable a cada etapa, en valor de conversión por tratamiento. Google explica en su ayuda cómo funcionan las pujas por CPA objetivo cuando la conversión es una de estas.
Es la parte que en nuestro Método C.I.T.A. llamamos Asistencia: cerrar el círculo para que la campaña aprenda de lo que pasa en el gabinete y no de lo que pasa en el formulario. Y es el paso que convierte esta hoja en algo más que un informe: con unos meses de datos, el coste por paciente de cada canal deja de ser una estimación.
Si quieres que hagamos este cruce con los datos de tu clínica, pide una consulta. Es lo primero que miramos en cualquier auditoría de marketing para clínicas dentales.
Preguntas frecuentes
¿Qué es una buena tasa de aceptación de presupuestos dentales?
Depende del tratamiento, del canal y de cómo se presentan los presupuestos, así que compararte con una media sirve de poco. Lo útil es medir la tuya por canal, a 90 días, y vigilar cómo evoluciona. Un canal con la mitad de aceptación que los demás suele indicar un problema de calidad del lead o de seguimiento.
¿Por qué hay que medirla a 90 días?
Porque muchos presupuestos de implantes, ortodoncia o rehabilitación se aceptan semanas después de entregarse. Si cierras el cálculo a 30 días, los canales que traen tratamientos grandes saldrán peor de lo que son. Con 90 días recoges la mayoría de aceptaciones tardías sin esperar demasiado para decidir.
¿Cómo sé de qué canal viene cada paciente?
Combinando el identificador de clic guardado con el lead, los UTM de los enlaces y la pregunta de cómo nos conoció en recepción, y aplicando siempre la misma regla cuando no coinciden. Ningún método basta solo, pero juntos dan un dato suficiente para repartir el presupuesto con criterio.
¿Cuántos presupuestos necesito para fiarme de la tasa de un canal?
Como referencia práctica, unos 20 presupuestos entregados por canal. Con menos, un solo paciente mueve la tasa varios puntos y puedes tomar decisiones por casualidad. Si un canal no llega, agrupa dos o tres meses antes de compararlo con los demás.
