Índice del artículo
Una agencia de marketing dental sirve si entiende cómo se gana dinero en un gabinete: qué tratamiento paga la captación, cuántas semanas tarda en aceptarse un presupuesto de implantes, qué hacer con los pacientes de mutua y qué no se puede poner en un anuncio dental. Eso se comprueba con preguntas de odontología, no de marketing.
Las preguntas generales para cualquier agencia (propiedad de las cuentas, quién lleva tu cuenta, cómo puntuar dos propuestas) las tienes en cómo elegir agencia de marketing para tu clínica, y la letra pequeña, en nuestra guía sobre el contrato con la agencia. Aquí vamos a lo que solo sabe contestar alguien que ha visto muchas agendas de clínicas dentales por dentro. Si una agencia falla en tres o cuatro de estas, da igual lo bonita que sea su presentación.
El examen dental: ocho preguntas que una agencia generalista no sabe contestar
Hazlas en la primera reunión, sin avisar. No buscas la respuesta exacta que damos nosotros: buscas que la agencia razone con el gabinete en la cabeza y no con un embudo de tienda online.
1. «¿Qué tratamiento anunciaríais primero en mi clínica?»
Una respuesta floja es «implantes, que es lo que más deja». Una buena empieza con otra pregunta: cuántos días a la semana opera tu implantólogo, si es tuyo o viene de fuera, qué margen te deja cada tratamiento y si la agenda de higiene tiene huecos. Si el implantólogo viene los jueves y ya tiene seis semanas de espera, anunciar implantes es pagar por leads que se enfriarán esperando. Quizá lo sensato es empezar por ortodoncia invisible o por primeras visitas de adultos que acaben en higiene y revisión.
También debería preguntarte hasta dónde viaja tu paciente. Un implante justifica media hora de coche; una limpieza, no. Lo explicamos en el radio de captación según el tratamiento.
2. «¿Cuánto tarda en aceptarse un presupuesto de implantes?»
Si contesta en días, no ha trabajado con dentistas. Un paciente de implantes pide dos o tres presupuestos, lo consulta en casa, mira la financiación y vuelve. Que la aceptación llegue cuatro, seis u ocho semanas después de la primera visita es normal. Una agencia que juzga las campañas a 30 días cortará justo la que te estaba trayendo los tratamientos grandes.
Lo correcto es mirar la aceptación por cohortes y por canal, como contamos en la tasa de aceptación de presupuestos por canal.
3. «¿Qué haríais con la primera visita gratis?»
Muchas clínicas la ofrecen y muchas agencias la anuncian en grande porque baja el coste por lead. La pregunta separa a quien ha medido lo que pasa después: más citas, más ausencias y más gente que viene a por el diagnóstico para llevárselo a otra clínica. No hay una respuesta única (en zonas con mucha cadena a veces hay que tenerla), pero la agencia debería saber explicarte el efecto. Lo tienes con números en primera visita gratis en una clínica dental.
4. «¿Qué hacemos con los pacientes de mutua que ya tenemos?»
Una agencia que solo piensa en anuncios te dirá que eso no es cosa suya. Una que conoce el sector sabe que en muchas clínicas la mitad de la agenda es de mutua y que ahí hay pacientes privados esperando a que alguien les explique bien un tratamiento que su póliza no cubre. Ese paciente ya confía en ti y no cuesta un euro de publicidad. Lo desarrollamos en cómo convertir pacientes de mutua en privados.
5. «¿Qué no pondríais nunca en un anuncio de ortodoncia o de implantes?»
Debería hablarte de promesas de resultado («sonrisa perfecta en 6 meses»), de precios «desde» que casi nadie paga, de fotos de pacientes sin consentimiento firmado y de comparaciones con otras clínicas. La base está en el Real Decreto 1907/1996, que prohíbe dar seguridades de curación, y en el código deontológico del Consejo General de Dentistas, que tu colegio aplica. Si la agencia no ha oído hablar de ninguno de los dos, vas a ser tú quien dé explicaciones. El resumen práctico está en qué puede anunciar una clínica y qué no.
6. «Hay una cadena a 300 metros. ¿Qué haríais?»
Si la respuesta es bajar precios o lanzar una oferta más agresiva que la de la cadena, levántate. La cadena tiene más presupuesto, más horario y más músculo para aguantar una guerra de precios. Una clínica independiente compite con el mismo dentista en cada visita, con la confianza y con la rapidez para dar cita. Tienes el razonamiento completo en cómo competir con las cadenas dentales.
7. «¿Quién llama a los leads y qué les dice?»
Son las 13:40 de un martes. Recepción está cobrando a un paciente de ortodoncia, hay dos personas esperando y entran cuatro formularios de implantes en diez minutos. Si nadie los llama hasta las 17:00, la campaña ya ha fallado aunque el informe diga que no. Una agencia dental te preguntará por esto antes de hablar de anuncios, y te propondrá un guion para esa primera llamada. Lo contamos en guion de llamada para recepción.
8. «¿Y los pacientes que ya están en mi software?»
Una clínica con diez años tiene miles de fichas de pacientes que hace dos años que no vienen a revisión. Una agencia que conoce el sector propone recuperarlos antes de pagar por pacientes nuevos. Es el canal más barato que existe y casi nadie lo trabaja: recall de pacientes dentales.
Mismo mes, dos lecturas
Para ver por qué importan estas preguntas, pongamos un ejemplo con números redondos: una clínica en Alcorcón invierte 1.500 euros en un mes en Google y Meta. Así lo lee una agencia generalista y así lo lee una que conoce el gabinete.
| Dato del mes (ejemplo) | Lectura de una agencia generalista | Lectura de una agencia dental |
|---|---|---|
| 95 leads a 15,8 € | «Coste por lead récord» | ¿De qué tratamiento? 60 son de blanqueamiento por un anuncio de precio |
| 31 primeras visitas | No lo mide | Solo 9 son de implantes u ortodoncia, que es lo que paga la campaña |
| 12 presupuestos de más de 1.500 € | No lo mide | 5 aceptados; 7 pendientes que se revisan a 30 y 60 días |
| 8 ausencias | «Problema de la clínica» | Recordatorio por WhatsApp el día anterior y otro dos horas antes |
| Decisión para el mes siguiente | Subir presupuesto en la campaña más barata | Quitar el precio del blanqueamiento y pasar ese dinero a implantes |
Las dos agencias han visto los mismos números. Solo una ha preguntado qué pasaba con ellos dentro de la clínica.
Lo que una agencia dental te va a pedir a ti
La prueba también funciona al revés. Si en la primera semana no te pide casi nada de esto, no está planteando campañas para tu clínica, está copiando las de otra.
Lo que tienes que tener preparado para tu agencia
- Días y horas de cada especialista: implantología, ortodoncia, endodoncia, periodoncia.
- Semanas de espera actuales para una primera visita y para cirugía.
- Precio medio y margen aproximado de los cinco tratamientos que más te importan.
- Presupuestos entregados y aceptados en los últimos seis meses, por tratamiento.
- Horario real de recepción y quién atiende el WhatsApp y los formularios.
- Porcentaje de agenda de mutua y qué pólizas trabajas.
- Qué software de gestión usas y si permite guardar el origen de cada paciente.
- Fotos de casos con consentimiento firmado para uso publicitario (o la certeza de que no las hay).
- La cadena o clínica que más te quita pacientes y por qué crees que lo hace.
Con esa hoja, cualquier agencia mediana hace un trabajo decente. Sin ella, ni la mejor acierta.
Dónde suelen fallar las campañas dentales, aunque la agencia sea buena
En las auditorías que hacemos a clínicas dentales vemos tres fugas que no tienen que ver con el anuncio. La primera es el tiempo de respuesta: el lead de implantes que se llama al día siguiente ya ha pedido cita en otra clínica. La segunda, el presupuesto entregado en mano y nunca seguido. La tercera, la ausencia a la primera visita sin recordatorio.
Son justo las tres letras del centro del Método C.I.T.A.: la Inmediatez (un WhatsApp automático en segundos cuando entra el formulario), Tratar el seguimiento (una secuencia para los presupuestos pendientes y un equipo que sabe cerrarlos) y la Asistencia (recordatorios que bajan las ausencias). Una agencia que solo hace la C, la captación, te traerá leads que se perderán en las otras tres. Si quieres profundizar en la parte de presupuestos, empieza por el seguimiento que los recupera.
Esto no funciona si la clínica no registra qué pasa con cada lead. No hace falta un CRM caro: una columna de «origen» y otra de «estado» en el software de gestión bastan para empezar. Sin eso, ninguna agencia, tampoco nosotros, puede demostrarte nada.
Cómo vas a saber, a los 90 días, si ha merecido la pena
- Antes de empezar, apunta tu punto de partida de los últimos tres meses: primeras visitas por canal y presupuestos aceptados por tratamiento.
- Pacta dos indicadores principales: coste por primera visita realizada y coste por tratamiento aceptado de más de 1.000 euros (o el umbral que tenga sentido en tu clínica).
- Pide cada mes la hoja de cohortes: de los pacientes que vinieron en septiembre, cuántos han aceptado a 30, 60 y 90 días.
- A los 90 días compara con el punto de partida, tratamiento a tratamiento. La media engaña: puedes haber mejorado mucho en ortodoncia y nada en implantes.
Si quieres una hoja semanal para seguirlo sin depender de nadie, tienes el modelo en el cuadro de mando de captación.
Y si después de este examen quieres ver cómo trabajamos nosotros con clínicas dentales (un cliente por ciudad, sin permanencia, informe en pacientes y no en clics), lo tienes en nuestro servicio de marketing para clínicas dentales.
Preguntas frecuentes
¿Qué tiene que saber una agencia de marketing dental que no sepa una generalista?
Cómo se decide un tratamiento dental: que un implante tarda semanas en aceptarse, que la primera visita gratis cambia el tipo de paciente, que la mutua puede ser una fuente de privados y qué prohíbe la normativa en un anuncio. También tiene que entender la agenda de cada especialista para no anunciar lo que no puedes atender.
¿Qué debe informar una agencia de marketing dental cada mes?
Primeras visitas realizadas y presupuestos aceptados por canal y por tratamiento, coste por primera visita y coste por tratamiento aceptado, con una hoja de cohortes a 30, 60 y 90 días. Los clics y el coste por lead pueden ir al final como apoyo, nunca como resultado principal.
¿Es un problema que la agencia trabaje con otra clínica dental de mi zona?
Puede serlo: sus campañas compiten por las mismas búsquedas y los mismos públicos, y la agencia tendrá que decidir a quién da los mejores. Pregúntalo antes de firmar y, si puedes, elige una agencia que trabaje con una sola clínica por ciudad o por zona.
¿Cuánto tarda una agencia en traer resultados a una clínica dental?
En primeras visitas deberías notar cambios en cuatro a seis semanas. En tratamientos grandes como implantes u ortodoncia, la aceptación de presupuestos se ve a los dos o tres meses, porque el paciente compara y decide despacio. Por eso conviene juzgar por cohortes y no por mes natural.
