Índice del artículo
- Un año en una clínica dental de barrio
- Cada tratamiento tiene su propio calendario
- Cómo sacar tu propio calendario en una tarde
- Ajustar las campañas sin romperlas
- Un ejemplo con números: llenar septiembre desde julio
- Los meses flojos: el trabajo que luego no pagas
- Diciembre: el mes que decide enero
- Qué medir mes a mes
- Preguntas frecuentes
En una clínica dental se capta antes de los meses fuertes, no durante: lo que llena septiembre se siembra en julio, y lo que llena enero se siembra en diciembre. Los meses flojos sirven para recuperar a los pacientes que ya tienes. El calendario exacto depende de tu zona y tus tratamientos, y se saca de tu propio histórico.
El error que más vemos no es captar poco: es captar a destiempo. Subir el presupuesto de Google Ads la primera semana de septiembre, cuando la agenda de ortodoncia ya está llena de revisiones de niños, y bajarlo en noviembre, justo cuando los presupuestos de implantes de octubre necesitan seguimiento. Se paga por leads cuando no hay huecos y se deja la agenda vacía cuando más falta hace.
Un año en una clínica dental de barrio
Esta es una pauta frecuente en las clínicas urbanas con las que trabajamos. No es una regla: una clínica en la costa, una en un polígono de oficinas o una especializada en implantes tienen otro calendario.
| Época | Lo que suele pasar en recepción | Dónde poner el esfuerzo |
|---|---|---|
| Enero | Llaman los que dijeron «después de Navidad». Muchos presupuestos aplazados se reactivan | Seguimiento de presupuestos pendientes; campañas de revisión |
| Febrero a mayo | Demanda estable; buena época para tratamientos largos | Implantes, ortodoncia de adultos, estética dental |
| Junio y julio | Prisas por terminar antes de vacaciones; ortodoncias que empiezan para aprovechar el verano | Preparar septiembre: recall de niños y campañas de ortodoncia infantil |
| Agosto | Caída fuerte en ciudad; subida en zonas de vacaciones | Urgencias si abres; si cierras, mensaje claro y respuesta automática |
| Septiembre y octubre | Vuelta a la rutina, revisiones de niños, ortodoncia infantil | Atender bien lo sembrado; campañas de adultos para otoño |
| Noviembre y diciembre | Pacientes que quieren empezar o terminar antes de fin de año; urgencias en festivos | Seguimiento de presupuestos; sembrar enero |
Cada tratamiento tiene su propio calendario
La estacionalidad de la clínica es la suma de la de cada tratamiento, y no todos se mueven igual. Lo que importa para captar es el adelanto: cuántas semanas pasan entre que el paciente deja sus datos y empieza el tratamiento.
| Tratamiento | Cuándo se decide | Adelanto habitual | Cuándo captar |
|---|---|---|---|
| Ortodoncia infantil | Al empezar el curso, tras la revisión escolar | 2 a 6 semanas | Desde mediados de julio, con recall de niños en junio |
| Implantes | Todo el año, con picos tras las fiestas | 4 a 10 semanas | Constante; refuerzo en noviembre para enero |
| Ortodoncia invisible en adultos | Primavera y otoño, antes de eventos personales | 3 a 8 semanas | Febrero a abril y septiembre a octubre |
| Blanqueamiento y estética | Antes de bodas, verano y Navidad | 1 a 3 semanas | Mayo, junio y noviembre |
| Urgencias | Cualquier día, más en festivos y puentes | Horas | Siempre activas, con horario real |
Los adelantos son orientativos; saca los tuyos de la fecha del lead y la fecha de aceptación en tu software. La ortodoncia infantil tiene su propia lógica (hablas con padres que comparan), y la contamos en leads de ortodoncia infantil; las urgencias, en urgencias dentales como captación.
Cómo sacar tu propio calendario en una tarde
- Exporta del software de gestión las primeras visitas y los presupuestos aceptados por mes y por tratamiento de los dos últimos años.
- Pon al lado los leads por canal de esos mismos meses, si los tienes.
- Marca en verde los meses que superan la media del año y en rojo los que quedan por debajo, tratamiento a tratamiento.
- Calcula el adelanto medio: días entre el primer contacto y el presupuesto aceptado.
- Resta ese adelanto a cada mes verde. Ese es tu mes de captación.
- Contrasta con la demanda de tu zona en Google Trends, buscando por ejemplo «ortodoncia» o «implantes dentales» en tu comunidad autónoma, para ver si tu pico coincide con el del mercado o es cosa de tu clínica.
Planificador anual de captación
| Mes | Primeras visitas año pasado | Huecos previstos | Tratamiento que se capta | Para atender en | Presupuesto de campañas | Acción con pacientes propios |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Junio | Ortodoncia infantil | Septiembre | Recall de revisiones infantiles | |||
| Julio | Ortodoncia infantil y adultos | Septiembre y octubre | Presupuestos pendientes de primavera | |||
| Agosto | Urgencias (si abres) | Agosto | Preparar correos de septiembre | |||
| Noviembre | Implantes y revisión | Enero | Presupuestos de septiembre y octubre | |||
| Diciembre | Implantes | Enero y febrero | Mensaje de fin de año |
Rellena los doce meses. La columna «Para atender en» es la que te obliga a pensar con adelanto.
Ajustar las campañas sin romperlas
Los sistemas de puja automática de Google y Meta aprenden de lo que pasa en las últimas semanas. Si duplicas el presupuesto de un lunes para otro o apagas la campaña en agosto y la enciendes en septiembre, el algoritmo tarda en volver a encontrar a tus pacientes. Algunas pautas que seguimos:
- Sube el presupuesto de forma escalonada, dos o tres semanas antes del mes de captación.
- Si cierras en agosto, mejor bajar mucho el presupuesto que apagar del todo, y cambiar el mensaje a «te damos cita para septiembre».
- Cambia el tratamiento foco con la época: ortodoncia infantil en verano, implantes en otoño.
- Los ajustes de estacionalidad de Google Ads existen, pero Google los recomienda para eventos cortos de uno a siete días, no para cambios de temporada. Para septiembre no te sirven; para una jornada puntual de revisiones, quizá.
Cuánto subir y cuánto bajar se calcula hacia atrás desde los huecos de agenda, como explicamos en cuánto invertir en publicidad.
Un ejemplo con números: llenar septiembre desde julio
Pongamos una clínica en Fuenlabrada que quiere empezar 12 ortodoncias infantiles en septiembre (cifras de ejemplo). Sabe por su histórico que de cada 10 familias que piden información, 5 vienen a la primera visita y 2 empiezan el tratamiento en las seis semanas siguientes. Para 12 tratamientos necesita unas 60 peticiones de información. Si cada una le cuesta 20 euros en campañas, son 1.200 euros que tienen que estar invertidos entre mediados de julio y finales de agosto. Si los invierte en septiembre, los tratamientos llegan en octubre y noviembre.
Y antes de pagar ni un euro, la clínica tiene en su software a los niños que vinieron a revisión el año pasado. Un recall en junio puede cubrir buena parte de esos 12 sin campaña.
Los meses flojos: el trabajo que luego no pagas
Un mes con poca demanda nueva es el mejor momento para trabajar lo que trae pacientes sin coste por clic. Es donde entran la T y la A del Método C.I.T.A.: Tratar el seguimiento de los presupuestos que quedaron en el aire y la Asistencia, con recordatorios que eviten que los huecos de septiembre se queden vacíos por ausencias.
- Recall de pacientes con revisión vencida (recall de pacientes dentales).
- Llamadas o mensajes a presupuestos pendientes de hace dos a seis meses (cómo hacerlo sin agobiar).
- Mejorar las páginas de tratamientos de la web para el SEO local.
- Grabar los vídeos del dentista que usarás el resto del año.
- Pedir reseñas a los pacientes que terminan tratamientos.
Diciembre: el mes que decide enero
En noviembre y diciembre hay pacientes que quieren empezar o terminar un tratamiento antes de fin de año, por la paga extra o por organizarse. Y hay otros que dicen «después de Navidad» y en enero no se acuerdan de ti. A los dos hay que escribirles, siempre con mensajes veraces y sin urgencias inventadas.
Dos mensajes de fin de año
Para quien quiere empezar ya: «Hola, Pedro. Te escribimos por el tratamiento que hablamos en octubre. Si te interesa empezarlo antes de fin de año, tenemos huecos el 12 y el 18 de diciembre. Si prefieres enero, te reservamos fecha ahora y te olvidas.»
Para quien dijo «después de Navidad»: «Hola, Elena. Nos dijiste que preferías empezar en enero, así que te escribimos para dejarlo cerrado. ¿Te viene mejor la semana del 13 o la del 20? Si tienes cualquier duda del presupuesto, la vemos antes.»
Lo explicamos en un minuto en el vídeo enero se llena en diciembre. Si tienes también cirugía o estética, el calendario es distinto: lo tienes en la temporada en cirugía estética.
Qué medir mes a mes
- Primeras visitas y tratamientos aceptados por tratamiento, comparados con el mismo mes del año anterior (no con el mes anterior).
- Coste por primera visita en el mes de captación, no en el de atención.
- Huecos de agenda sin cubrir por semana.
- Pacientes recuperados por recall y presupuestos reactivados en los meses flojos.
Si quieres que planifiquemos contigo la captación de tu clínica mes a mes a partir de tu histórico, lo hacemos dentro de nuestro trabajo con clínicas dentales.
Preguntas frecuentes
¿Qué meses son mejores para captar pacientes dentales?
Depende de tu zona y tus tratamientos, pero en muchas clínicas urbanas septiembre, octubre y enero concentran primeras visitas. Lo importante es captar con adelanto: para ortodoncia infantil en septiembre, desde julio; para implantes en enero, desde noviembre. Sácalo de tu histórico de dos años.
¿Debo apagar las campañas en verano?
Si cierras en agosto, mejor bajar mucho el presupuesto que apagar del todo, porque las campañas tardan en recuperarse. Cambia el mensaje para dar cita en septiembre y activa una respuesta automática. En zonas de vacaciones, el verano puede ser tu temporada alta de urgencias.
¿Cuándo subir el presupuesto de campañas?
Dos o tres semanas antes del mes en que quieres captar, y de forma escalonada. El mes de captación se calcula restando el tiempo que tarda tu paciente en decidir al mes en que quieres atenderle. Subirlo cuando la agenda ya está llena solo encarece cada paciente.
