Índice del artículo
- Miércoles, 9:15: lo que hace un buen correo mientras recepción está ocupada
- El calendario de correos: lo que pasa en el software y lo que sale
- Cinco correos que puedes copiar
- Permisos: qué puedes enviar y a quién
- Que llegue a la bandeja de entrada y no a spam
- Email o WhatsApp: para qué sirve cada uno
- Lo que hemos visto salir mal
- Qué medir para saber si trae citas
- Preguntas frecuentes
El email trae pacientes de vuelta a una clínica dental cuando sale en el momento justo para cada paciente: al vencer su revisión, a las dos semanas de un presupuesto sin aceptar o el día que empieza su ortodoncia. Las newsletters mensuales a toda la base de datos aportan poco. Los correos que se disparan por lo que pasa en tu software de gestión son los que llenan agenda.
Esto es lo que vemos en las clínicas que revisamos: miles de correos de pacientes guardados en el software, ningún correo enviado en dos años, o una promoción de blanqueamiento cada mes a todo el mundo, incluidos pacientes que se hicieron un blanqueamiento hace tres semanas. Entre esos dos extremos hay un sistema sencillo que cualquier clínica puede montar en una tarde con su software o una herramienta de envío.
Miércoles, 9:15: lo que hace un buen correo mientras recepción está ocupada
Un caso tipo. Ana tiene 41 años y hace catorce meses que no viene a revisión. Nadie la ha llamado porque recepción solo llama a los que tienen tratamiento pendiente. El miércoles a las 9:15 le llega un correo con el remitente «Clínica Dental Arganzuela · Laura», el asunto «Ana, te toca revisión» y un texto de cuatro líneas. Lo abre en el metro. Contesta: «¿Tenéis algo el lunes por la tarde?». Laura responde a las 10:30, entre paciente y paciente.
Nadie ha tenido que hacer una llamada. Ana no se ha sentido perseguida. Y la clínica no ha pagado un euro en publicidad por una paciente que ya era suya.
El calendario de correos: lo que pasa en el software y lo que sale
La forma más útil de pensar el email en una clínica dental es como una lista de disparadores. Cada uno nace de un dato que ya tienes. Esta tabla es la que proponemos para empezar; no hace falta montarla entera el primer mes.
| Lo que pasa en el software | Correo que sale | Cuándo | Quién lo firma |
|---|---|---|---|
| Paciente nuevo da su primera visita | Bienvenida: quiénes somos, cómo pedir cita, horarios | El mismo día | Recepción |
| Presupuesto entregado sin aceptar | Resumen del plan y opciones de pago | A los 3 días y a las 3 semanas | Coordinador o doctor |
| Revisión vencida | Recordatorio de revisión | Al vencer y, si no responde, a las 4 semanas | Higienista o recepción |
| Empieza una ortodoncia | Cuidados, qué hacer si algo se suelta, próximas citas | El día de la colocación | Ortodoncista |
| Cirugía de implantes | Indicaciones del postoperatorio y teléfono de contacto | El mismo día | Implantólogo |
| Tratamiento terminado | Gracias y petición de reseña | 2 o 3 días después | Doctor |
| Paciente inactivo más de 2 años | Mensaje de reencuentro, sin oferta | Una vez al año | Dirección de la clínica |
Si tu software no permite automatizarlo, empieza a mano: cada lunes, exporta las revisiones vencidas y los presupuestos de hace tres semanas y envía los correos con una plantilla. Es menos elegante, pero funciona.
Cinco correos que puedes copiar
Plantillas de correo para clínica dental
Revisión vencida. Asunto: «Ana, te toca revisión». Texto: «Hola, Ana. Ha pasado algo más de un año desde tu última revisión. La Dra. Pérez quiere comprobar que todo sigue bien y, de paso, hacemos la limpieza. Contéstanos a este correo con el día que te venga mejor o escríbenos por WhatsApp al [número]. Laura, de recepción.»
Presupuesto pendiente, a los 3 días. Asunto: «Lo que hablamos el martes». Texto: «Hola, Luis. Te dejamos por escrito el plan que te explicó el Dr. Ruiz, con las dos opciones de pago. Si te ha surgido alguna duda al leerlo en casa, contesta a este correo y te llamamos cuando nos digas.»
Presupuesto pendiente, a las 3 semanas. Asunto: «¿Te ayudamos a decidir?». Texto: «Hola, Luis. Sabemos que es una decisión que se piensa. Si quieres, el doctor te dedica diez minutos para resolver dudas, sin compromiso. Y si has decidido no hacerlo o hacerlo en otro sitio, dínoslo y no te escribimos más sobre esto.»
Inicio de ortodoncia. Asunto: «Tus primeros días con la ortodoncia». Texto: tres cuidados básicos que indique el ortodoncista, qué hacer si algo molesta y la fecha de la próxima cita.
Tras terminar un tratamiento. Asunto: «Gracias, Marta». Texto: «Ha sido un placer acompañarte estos meses. Si estás contenta con cómo te hemos tratado, nos ayudaría mucho que lo contaras en Google: [enlace]. Y si algo no ha ido como esperabas, cuéntanoslo a nosotros primero.»
Cómo pedir reseñas sin incumplir las normas de Google lo tienes en reseñas de Google para una clínica dental.
Fíjate en dos cosas. Ningún asunto nombra el tratamiento (el buzón lo puede ver otra persona), y todos piden una respuesta sencilla en lugar de mandar a una web de reservas. La respuesta a un correo llega a una persona; el enlace a la web muchas veces se queda en el aire. El seguimiento del presupuesto lo desarrollamos en el seguimiento que recupera presupuestos dentales; y si el correo lleva opciones de pago, revisa antes cómo ofrecer financiación sin perder margen.
Permisos: qué puedes enviar y a quién
No es lo mismo un correo sobre la asistencia del paciente (su revisión, su postoperatorio, su presupuesto) que una comunicación comercial. Para las comerciales, el artículo 21 de la Ley 34/2002 (LSSI) exige consentimiento previo, salvo que haya una relación contractual previa y se trate de productos o servicios similares, y siempre con una forma sencilla de darse de baja. La AEPD tiene guías específicas para el sector sanitario.
- En la ficha de nuevo paciente, una casilla separada y sin marcar para comunicaciones comerciales.
- Enlace de baja en cada correo comercial.
- Nada de datos de salud detallados en el asunto ni en la vista previa.
- Los leads que nunca han sido pacientes no son tu base de pacientes: necesitan su propio consentimiento.
Es un resumen orientativo, no asesoría legal. Valida el planteamiento con tu delegado de protección de datos o tu asesoría.
Que llegue a la bandeja de entrada y no a spam
Muchas clínicas envían desde una cuenta de Gmail personal o desde un «noreply» de su software, y luego se extrañan de que nadie conteste. Google exige desde 2024 a todos los remitentes que autentiquen su dominio con SPF o DKIM y que mantengan la tasa de spam por debajo del 0,30 %, según sus directrices para remitentes. Pídeselo a quien lleve tu dominio: es media hora de trabajo.
Además: un remitente con nombre de persona, poco texto y sin imágenes enormes, y nunca una sola imagen con todo el mensaje dentro.
Email o WhatsApp: para qué sirve cada uno
| Situación | Mejor canal | Por qué |
|---|---|---|
| Recordatorio de cita de mañana | Se lee en minutos | |
| Presupuesto por escrito con opciones de pago | Se guarda, se reenvía a la pareja y se relee | |
| Revisión vencida | Email primero, WhatsApp si no responde | Menos invasivo |
| Indicaciones del postoperatorio | Email y un WhatsApp corto que lo avise | Información larga que hay que consultar |
| Lead nuevo que acaba de escribir | WhatsApp o llamada | La rapidez decide la cita |
En el Método C.I.T.A. el correo vive sobre todo en la T, Tratar el seguimiento: es la pieza del nurturing automático que acompaña a un presupuesto mientras el paciente decide, sin que recepción tenga que acordarse de llamar a nadie. Los recordatorios de cita, en cambio, funcionan mejor por WhatsApp; los tienes en plantillas de recordatorio, y cómo conectar los dos canales con tu agenda, en automatizar WhatsApp en la clínica.
Lo que hemos visto salir mal
- La promoción de blanqueamiento enviada a pacientes que se lo hicieron el mes anterior. Segmenta siempre por historial.
- La newsletter con «novedades de la clínica» que nadie de la clínica ha leído antes de enviarla.
- Correos firmados por «El equipo» que nadie contesta cuando el paciente responde.
- Importar los correos de un listado de leads antiguos y enviar como si fueran pacientes. Los leads que nunca vinieron se trabajan de otra forma, como contamos en reactivar leads antiguos.
- Un correo comercial cada semana. Si cada correo es una oferta, sube la tasa de bajas y pierdes también el canal para lo importante.
Qué medir para saber si trae citas
Las aperturas te dicen poco: los gestores de correo las cuentan cada vez peor. Mide lo que pasa después.
| Indicador | Cómo sacarlo |
|---|---|
| Respuestas por cada 100 correos | Contando las respuestas en el buzón de la clínica |
| Citas pedidas en los 15 días siguientes al correo | Cruzando los enviados con la agenda |
| Revisiones recuperadas por mes | Pacientes con revisión vencida que vuelven |
| Presupuestos aceptados tras el seguimiento | Marcando en el software qué presupuestos recibieron correo |
| Bajas | Si suben, sobra frecuencia o falta interés |
Un ejemplo con números redondos: si envías 200 recordatorios de revisión vencida al mes y vuelven 18 pacientes, son 18 citas sin coste de publicidad, y algunas acabarán en tratamiento. Compáralo con lo que te cuesta una primera visita en Google Ads y verás por qué el correo merece una tarde de trabajo. El canal que lo complementa es el recall de pacientes dentales.
Si quieres montar estos correos conectados a tu software y medir cuántas citas te traen, lo hacemos dentro de nuestro trabajo con clínicas dentales.
Preguntas frecuentes
¿Puedo enviar correos a todos mis pacientes?
Los correos sobre su asistencia, como un recordatorio de revisión o el seguimiento de un presupuesto, no son lo mismo que una promoción. Para comunicaciones comerciales necesitas consentimiento o una relación previa con servicios similares, según la LSSI, y siempre un enlace de baja. Valídalo con tu delegado de protección de datos.
¿Qué correo trae más pacientes de vuelta a una clínica dental?
En las clínicas con las que trabajamos, el recordatorio de revisión vencida y el seguimiento de presupuesto pendiente son los que más citas generan. Funcionan porque llegan en el momento de cada paciente y piden una respuesta sencilla, no porque tengan un diseño especial.
¿Cada cuánto debo enviar la newsletter?
Una vez al mes como máximo, y solo si tienes algo útil que contar. Muchas clínicas consiguen más citas sin newsletter, solo con correos automáticos por revisión, presupuesto y tratamiento. Si la mandas, que la lea alguien de la clínica antes de enviarla.
